Il verbale del Consiglio di Amministrazione per il conferimento di delega di poteri è il documento formale con cui il consiglio attribuisce a uno o più soggetti competenze operative e rappresentative in nome della società. Serve a precisare in modo scritto quali attività possono essere gestite dal delegato, i limiti economici e operativi, la durata dell’incarico e gli obblighi informativi verso il Consiglio.
Questo verbale è utile quando il Consiglio intende delegare funzioni di gestione ordinaria o specifiche attribuzioni amministrative, finanziarie, commerciali o di rappresentanza. Deve essere redatto con chiarezza perché vincola le parti interne ed è il riferimento formale per banche, fornitori e terzi che richiedono prova dei poteri attribuiti.
Indice
Come scrivere il verbale CDA delega poteri
Il verbale deve aprirsi con l’indicazione della seduta del Consiglio: data, ora, luogo, nominativo del presidente della seduta e del segretario verbalizzante, nonché l’elenco dei presenti e degli assenti, indicando la regolare costituzione del Consiglio e il numero di consiglieri e quote rappresentate. Queste informazioni stabiliscono la legittimità della deliberazione e costituiscono la prima parte identificativa del documento. È opportuno indicare con precisione i dati anagrafici del delegato, comprensivi di luogo e data di nascita, residenza e codice fiscale o partita IVA, oltre all’eventuale carica nella società, per evitare ambiguità sull’identità della persona che riceve i poteri.
La parte relativa all’oggetto della delega deve descrivere in modo dettagliato l’ambito delle attribuzioni: non limitarsi a formule generiche ma specificare le categorie di atti che il delegato può compiere, come ad esempio la gestione dell’ordinaria amministrazione, la stipula di contratti commerciali, l’apertura e gestione di rapporti bancari, i poteri di firma, la gestione delle relazioni con clienti e fornitori, le assunzioni e la rappresentanza in contenziosi. Quando si prevedono limiti economici, indicare l’importo massimo per singola operazione o per tipologia di operazioni, in modo che non restino margini interpretativi che possano dar luogo a contestazioni successive.
Nel testo è importante indicare espressamente eventuali poteri esclusi o riservati al Consiglio, come gli atti di straordinaria amministrazione, le alienazioni di beni immobili, le operazioni sul capitale sociale o l’assunzione di finanziamenti oltre a una soglia prestabilita. Tali divieti e condizioni servono a delimitare l’autonomia del delegato e a prevenire decisioni che incidano sulla struttura societaria senza il controllo del Consiglio. Analogamente, vanno precisate le regole sulla subdelega: se ammessa, definire le condizioni, i limiti e le responsabilità che si trasferiscono al subdelegato.
La durata della delega deve essere specificata con data di inizio e data di scadenza ovvero stabilita come valida fino a revoca espressa. È utile prevedere la facoltà di revoca in qualsiasi momento da parte del Consiglio e indicare l’efficacia temporale della revoca stessa. Occorre inoltre disciplinare gli obblighi informativi: prevedere una cadenza di rendicontazione al Consiglio, la documentazione che il delegato deve fornire e le materie che richiedono approvazione preventiva. Queste previsioni consentono al Consiglio di mantenere il controllo sull’attività delegata senza sostituirsi all’operatività quotidiana del delegato.
Nel redigere le formule del verbale è opportuno usare un linguaggio preciso e non equivoco: per le somme indicare l’importo in euro in cifre e, se ritenuto utile, anche in lettere; per le facoltà di firma descrivere il perimetro documentale a cui si riferiscono; per i mandati giudiziari definire il limite massimo di valore delle controversie che il delegato può trattare e se può conferire procure a legali. Evitare locuzioni vaghe come “poteri di ordinaria amministrazione” senza una lista esemplificativa o una precisazione del contenuto concreto dei poteri.
La parte finale del verbale deve assegnare responsabilità operative per le formalità: chi deve annotare la deliberazione nel libro delle decisioni del Consiglio, chi deve comunicare la delega agli istituti bancari e ai fornitori e chi è incaricato del deposito o dell’iscrizione presso il Registro delle Imprese qualora necessario. È buona prassi indicare che la deliberazione sarà trascritta e conservata con i relativi allegati e documenti giustificativi, specificando il luogo e la modalità di conservazione e la persona responsabile della custodia della documentazione.
Per la parte di sottoscrizioni, prevedere lo spazio per la firma del Presidente, del segretario verbalizzante, del delegato e delle firme dei consiglieri presenti che attestano la partecipazione e l’approvazione. Se il documento sarà utilizzato per relazioni con istituti bancari o terzi, verificare in anticipo se questi richiedono formulari o informazioni aggiuntive per l’accettazione delle firme e delle deleghe. Conservare sempre una copia firmata e, se possibile, una copia digitale archiviata in modo sicuro.
Esempio verbale CDA delega poteri
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
DELEGA DI POTERI
Società: _____________
Sede legale: _____________
Partita IVA / Cod. Fiscale: _____________
Numero REA / Capitale sociale: _____________
Data: _____________
Ora: _____________
Luogo: _____________
Presidente della seduta: _____________
Segretario verbalizzante: _____________
Presenti:
1) Nome e carica: _____________
2) Nome e carica: _____________
3) Nome e carica: _____________
(altre presenze): _____________
Assenti: _____________
Verificata la regolare costituzione del Consiglio di Amministrazione ai sensi dello statuto sociale e della legge, risultano presenti n. _____________ consiglieri su n. _____________; numero di azioni/quote rappresentate: _____________.
Il Presidente dichiara aperta la seduta e propone all’ordine del giorno la seguente deliberazione: conferimento di delega di poteri.
Premesso che, ai sensi dell’art. 2381 del Codice Civile e dello statuto sociale (art. _____________), il Consiglio di Amministrazione può delegare alcuni suoi poteri ad uno o più amministratori o a terzi;
Il Consiglio, dopo discussione,
con voti favorevoli n. _____________, contrari n. _____________, astenuti n. _____________,
DELIBERA
1) Di conferire la seguente delega di poteri a:
Nome e cognome: _____________
Nato a: _____________ il: _____________
Residente in: _____________
Codice fiscale / Partita IVA: _____________
Carica nella società (se pertinente): _____________
2) Ambito della delega (specificare in dettaglio):
– Poteri relativi alla gestione dell’ordinaria amministrazione, comprensivi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, di: stipula contratti commerciali e di fornitura; gestione approvvigionamenti; emissione e accettazione d’ordine; gestione rapporti con clienti e fornitori; sottoscrizione di ordini, fatture e documenti commerciali: _____________
– Poteri relativi alla gestione finanziaria e bancaria: apertura, gestione e chiusura di conti correnti bancari e postali; rilascio firme e istruzioni alle banche; emissione e negoziazione di effetti e strumenti di pagamento; operazioni di incasso e pagamento fino all’importo massimo di € _____________ per singola operazione: _____________
– Poteri di rappresentanza verso pubbliche amministrazioni, enti, istituti di credito, fornitori, clienti e terzi per gli atti inerenti all’oggetto sociale e all’esercizio dell’attività: _____________
– Poteri per la stipula di contratti di lavoro dipendente e autonomo fino a una retribuzione/compenso annuo lordo pari a € _____________ e per la nomina/cessazione di incarichi di livello fino a: _____________
– Poteri in materia di contenzioso: autorizzazione a promuovere, resistere, transigere, conciliare, rinunciare e compiere ogni atto giudiziario e stragiudiziale inerente controversie fino all’importo di € _____________; facoltà di conferire procura o incarico a difensori e avvocati: _____________
– Poteri di sottoscrizione di contratti di locazione, comodato, servizi e subfornitura fino all’importo di € _____________: _____________
– Altri poteri specifici e limiti (descrivere): _____________
3) Limiti e divieti espressi alla delega:
– L’ente delegato non potrà porre in essere atti di straordinaria amministrazione se non previa autorizzazione espressa del Consiglio, quali, a titolo esemplificativo: alienazioni di beni immobili, fusioni, scissioni, operazioni sul capitale sociale, assunzione di finanziamenti o mutui oltre € _____________, impegni garantiti da ipoteche o pegni: _____________
– Obbligo di sottoporre al Consiglio qualsiasi operazione che ecceda i limiti economici sopra indicati o che presenti rilevanza strategica: _____________
4) Subdelega:
Il delegato è autorizzato / non è autorizzato (barrare o specificare) a subdelegare i poteri conferiti: _____________
Se autorizzato, condizioni e limiti della subdelega: _____________
5) Durata della delega:
La presente delega ha efficacia dal giorno _____________ fino al giorno _____________, salvo revoca anticipata da parte del Consiglio di Amministrazione.
6) Obblighi di informazione e rendiconto:
Il delegato è tenuto a riferire al Consiglio con cadenza _____________ (mensile/trimestrale/semestrale) e a fornire tutta la documentazione relativa alle operazioni poste in essere su richiesta del Consiglio; dovrà altresì sottoporre al Consiglio per approvazione preventiva le materie espressamente indicate in precedenza: _____________
7) Formalità:
Il Presidente è incaricato di effettuare tutte le formalità necessarie a dare esecuzione alla presente deliberazione, ivi compresa l’annotazione nel libro delle decisioni del Consiglio, l’eventuale deposito o iscrizione presso il Registro delle Imprese, nonché la comunicazione della delega agli istituti bancari, ai fornitori e ai terzi interessati.
8) Revoca:
La presente delega potrà essere revocata in qualsiasi momento dal Consiglio di Amministrazione, con effetto dalla data della deliberazione di revoca o da altra data ivi indicata.
La deliberazione è trascritta nel presente verbale che, letto, approvato e sottoscritto, vale come atto formale della Società.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: _____________
Il Segretario: _____________
Per presa visione e accettazione della delega:
Il Delegato: _____________
Firma dei Consiglieri presenti:
1) _____________
2) _____________
3) _____________
(altre firme): _____________
Data di registrazione: _____________
Note/Annotazioni (se necessarie): _____________
Fac simile verbale CDA delega poteri Word
Il fac-simile è disponibile in formato Word per essere scaricato, aperto e modificato con un normale editor di testi. Il file contiene i campi compilabili e l’impaginazione tipica di un verbale di Consiglio, così da agevolare l’adattamento ai dati specifici della società e della delega.
Prima di utilizzare il modello verificare che tutti i campi siano compilati con dati corretti e completi e che i limiti, le durate e le firme siano coerenti con le decisioni del Consiglio. Se la delega concerne materie rilevanti o importi significativi è consigliabile far revisionare il testo da un professionista o dall’ufficio legale della società.
