Il “verbale assemblea deserta approvazione bilancio Srl” è il documento formale con cui si attesta l’apertura dell’assemblea dei soci di una società a responsabilità limitata e, a seguito della constatazione della mancata presenza del numero legale previsto dallo statuto, la dichiarazione che l’assemblea è deserta e che non è stato possibile procedere all’approvazione del bilancio d’esercizio. Si tratta di una registrazione necessaria per dimostrare che la convocazione è stata eseguita e che l’assemblea non ha potuto svolgersi per mancanza di quorum.
Questo verbale serve a tutelare la società e i suoi organi amministrativi, fornendo una traccia formale delle operazioni svolte in sede di convocazione. Va compilato con cura perché contiene dati identificativi e numerici che possono influire su successive decisioni societarie, sulla convocazione in seconda convocazione e sulla corretta tenuta del libro delle adunanze e delle decisioni dei soci.
Indice
Come scrivere verbale assemblea deserta approvazione bilancio Srl
Il verbale deve iniziare con l’identificazione completa della società: ragione sociale esatta, sede legale, partita IVA o codice fiscale. Questi dati consentono di attribuire univocamente il documento alla persona giuridica interessata e devono corrispondere alla documentazione sociale ufficiale. Subito dopo si indica la data, l’ora di inizio dell’assemblea e la sede in cui la convocazione è stata effettuata; la precisione su luogo e orario è essenziale per eventuali verifiche successive.
Occorre poi riportare l’ordine del giorno proposto nella convocazione, riproducendolo fedelmente, specificando che la convocazione è avvenuta “ai sensi dello statuto sociale” se così è stato. La dicitura dell’ordine del giorno deve contenere l’argomento principale oggetto della riunione, in questo caso l’approvazione del bilancio d’esercizio chiuso ad una specifica data, e ogni altra voce come “varie ed eventuali” se era presente nella convocazione.
La parte relativa all’appello dei soci deve elencare i nominativi dei soci convocati alla data odierna e poi quelli intervenuti, specificando per ciascun intervenuto se presente personalmente o per delega, il delegante se applicabile, il numero di quote possedute e la percentuale del capitale sociale rappresentata. Questi elementi numerici non devono essere approssimativi: indicare la frazione di capitale e il numero di quote con esattezza evita ambiguità sulla composizione del quorum. Se non sono intervenuti soci, il verbale deve riportare espressamente la frase che attesta l’assenza di intervenuti alla convocazione.
La constatazione dell’assenza del numero legale richiesto dallo statuto deve riportare il numero o la percentuale prevista dallo statuto per la validità dell’assemblea, come indicata nella convocazione, e l’ora in cui viene dichiarata l’assemblea deserta. La dichiarazione deve essere chiara nel precisare che, per tale motivo, non è possibile procedere all’esame e all’approvazione dell’oggetto posto all’ordine del giorno, indicando l’esercizio di riferimento del bilancio che non si è potuto approvare.
Devono essere indicate le determinazioni conseguenti, tipicamente la riconvocazione in seconda convocazione con data, ora e luogo, oppure la formula che rimanda alla nuova convocazione nei termini previsti dallo statuto e/o dalla legge, nonché la modalità di comunicazione della nuova convocazione. Se la riconvocazione è già fissata, è preferibile riportare i dettagli completi; se la decisione è di rinviare la fissazione, indicare come verrà comunicata la nuova data e mediante quale modalità di convocazione.
Il verbale deve attestare che la dichiarazione è stata trascritta nel libro delle adunanze e delle decisioni dell’assemblea dei soci; questo passaggio è importante perché la trascrizione è spesso richiesta per la corretta tenuta della documentazione societaria. La chiusura della seduta va indicata con l’ora e con la dichiarazione del soggetto che chiude, specificando la sua carica (ad esempio presidente o amministratore) e il nominativo del segretario o verbalizzante.
Per quanto riguarda firme e allegati, il verbale deve terminare con la sottoscrizione delle persone che hanno presieduto e verbalizzato l’assemblea, con l’indicazione del luogo e della data. Se sono presenti deleghe o altri documenti giustificativi della qualità o della rappresentanza dei partecipanti, è buona prassi allegarli al verbale e farne menzione testuale nel corpo del documento. Conservare gli originali o copie firmate nel libro delle adunanze è fondamentale per la prova dell’atto.
Nel redigere il testo evitare ambiguità come formule generiche sulla partecipazione o percentuali non verificate. Non lasciare campi numerici non compilati o approssimati e non omettere l’indicazione dello statuto relativamente al quorum richiesto. Evitare formulazioni che possano essere interpretate come decisioni sostitutive o come presa d’atto di decisioni non adottate: il verbale deve limitarsi a descrivere fatti, constatazioni e decisioni formali adottate in assemblea, non a sostituirsi a tali decisioni.
Infine, considerata la valenza documentale del verbale, può essere opportuno farlo verificare da un professionista (notaio, consulente societario o legale) quando sussistono dubbi sulla corretta indicazione del quorum, sulle modalità di delega o sugli effetti della mancata approvazione del bilancio. La verifica da parte di un soggetto qualificato aiuta a ridurre il rischio di errori procedurali che potrebbero avere conseguenze amministrative o contabili.
Esempio verbale assemblea deserta approvazione bilancio Srl
VERBALE DI ASSEMBLEA DEI SOCI DI _____________ S.r.l.
Sede legale: _____________
Partita IVA / Codice fiscale: _____________
In data _____________, alle ore _____________, presso la sede legale sita in _____________, si è tenuta l’assemblea dei soci convocata, ai sensi dello statuto sociale, con il seguente ordine del giorno:
1) Approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al _____________ e relativa destinazione dell’utile / copertura delle perdite;
2) Varie ed eventuali.
Il/La sottoscritto/a _____________, in qualità di _____________ della società, dichiara aperta la seduta e procede con la verbalizzazione della stessa.
Si procede all’appello dei soci convocati.
Risultano convocati i soci indicati nelle liste di convocazione alla data odierna: _____________.
Risultano intervenuti personalmente o per delega i seguenti soci (indicare nominativi, eventuale delegante, numero di quote e percentuale del capitale sociale rappresentata):
– Socio: _____________ – Quote: _____________ – % del capitale: _____________
– Socio: _____________ – Quote: _____________ – % del capitale: _____________
(Se non vi sono intervenuti inserire: “Non risultano intervenuti soci alla presente convocazione.”)
Constatata l’assenza del numero legale richiesto dallo statuto sociale per la validità dell’assemblea (numero/percentuale richiesta: _____________), l’assemblea viene dichiarata deserta alle ore _____________. Pertanto non è possibile procedere all’esame e all’eventuale approvazione del bilancio d’esercizio relativo all’esercizio chiuso al _____________.
Si conviene di aggiornare l’assemblea in seconda convocazione per il giorno _____________ alle ore _____________ presso _____________ (indirizzo/sede) ovvero in altra data e luogo che verranno comunicati con la seguente modalità di convocazione: _____________. (In alternativa: “Si stabilisce di riconvocare l’assemblea entro i termini previsti dallo statuto e/o dalla legge, con nuova comunicazione ai soci secondo le modalità previste.”)
Si dà atto che la presente dichiarazione di assemblea deserta viene trascritta nel libro delle adunanze e delle decisioni dell’assemblea dei soci.
Null’altro essendovi da constatare, alle ore _____________ il/la sottoscritto/a dichiara chiusa la seduta e redige il presente verbale che, dopo lettura e conferma, viene sottoscritto come di seguito.
Luogo: _____________
Data: _____________
Il Presidente/Amministratore: _____________________________
Il Segretario/Verbalizzante: _____________________________
Fac simile verbale assemblea deserta approvazione bilancio Srl Word
Il fac-simile in formato Word è pronto per essere scaricato e personalizzato: il file può essere aperto con un editor compatibile, modificato nei campi identificativi e adattato al caso specifico. Compilare i campi obbligatori con dati corretti e verificare le percentuali e i riferimenti statutari prima della sottoscrizione.
Se il verbale può avere conseguenze legali o amministrative rilevanti, è consigliabile far revisionare il documento da un professionista qualificato prima di procedere alla trascrizione nel libro delle adunanze o alla comunicazione ai soci.
