Il “verbale assemblea deserta – prima convocazione” per una Società a responsabilità limitata è il documento che attesta formalmente l’avvenuta convocazione dell’assemblea e la mancata costituzione del quorum necessario per deliberare nella prima convocazione. Serve a fissare data, luogo, modalità di convocazione, partecipanti presenti o rappresentati e a dichiarare l’esito negativo della prima convocazione, consentendo la fissazione della seconda convocazione.
Questo verbale è utile ogni volta che l’assemblea non raggiunge le quote richieste dallo statuto per la costituzione in prima convocazione: funge da prova dell’adempimento della procedura di convocazione e della decisione di rinviare la riunione. Deve essere redatto con cura, indicando chiaramente dati, percentuali e firme, perché la sua efficacia dipende dalla precisione delle informazioni contenute.
Indice
Come scrivere verbale assemblea deserta prima convocazione Srl
Il verbale deve aprirsi con l’indicazione precisa dell’ente societario e del momento della convocazione: riportare il nome completo della società, la forma giuridica, la sede legale e i riferimenti identificativi utilizzati dalla società. Subito dopo vanno indicati la data, l’ora e il luogo della riunione e la qualifica del soggetto che presiede. La formulazione deve essere neutra e documentale: si registrano fatti, comunicazioni e rilevazioni, evitando allegazioni interpretative non supportate da elementi oggettivi.
Occorre descrivere le modalità con cui è stata effettuata la convocazione, precisando la data di invio dell’avviso e il mezzo utilizzato (ad esempio posta raccomandata, PEC, e-mail o avviso affisso), e riportare testualmente l’ordine del giorno inviato. Per i partecipanti, bisogna indicare per ciascun socio il nome completo, la persona che eventualmente lo rappresenta, il numero di quote possedute e la percentuale del capitale sociale corrispondente; è importante che tali indicazioni siano coerenti con le evidenze societarie e, quando presenti deleghe o procuratori, che ne sia fatta menzione chiara nel verbale.
Il punto centrale del verbale è la verifica del quorum: bisogna indicare il totale delle quote rappresentate e il risultato del confronto con il quorum costitutivo richiesto dallo statuto per la prima convocazione. Se il quorum non viene raggiunto, il verbale deve contenere la dichiarazione formale di deserta della seduta, la motivazione fattuale (ad esempio la percentuale di partecipazione effettiva) e la convocazione della seconda convocazione, con l’indicazione della data, dell’ora e del luogo in cui la riunione sarà tenuta in seconda convocazione.
Il verbale deve inoltre riportare l’apertura e la chiusura della seduta con l’indicazione dell’ora, la nomina del verbalizzante (se diversa dalla presidenza) e la formula con cui il presidente dichiara sciolta la seduta. Non lasciare ambigui i campi relativi a ore, date, nomi e percentuali: ogni dato assente o contraddittorio può rendere difficoltosa la prova dell’avvenuta convocazione o del mancato raggiungimento del quorum.
Per quanto riguarda le firme, il documento va sottoscritto dal Presidente e dal Segretario o verbalizzante con indicazione dei rispettivi ruoli. È buona prassi allegare al verbale copia della lettera o dell’avviso di convocazione e le eventuali deleghe o procura presentate dai soci, in modo da documentare la correttezza formale della procedura; tali allegati dovrebbero essere richiamati espressamente nel testo del verbale. Conservare il verbale originale tra gli atti societari e, se necessario, consegnare copia ai partecipanti o al consulente di fiducia.
Evita errori comuni come l’omissione delle percentuali, la mancata corrispondenza tra totale delle quote dichiarate e somma delle quote dei presenti, la descrizione generica delle persone intervenute senza identificativi utili, e la mancanza delle firme. Se la situazione concreta presenta dubbi interpretativi o rischi per l’efficacia formale del documento, valuta l’opportunità di far verificare il testo del verbale da un professionista o dal consulente legale della società prima della sua archiviazione o diffusione.
Esempio verbale assemblea deserta prima convocazione Srl
VERBALE DI ASSEMBLEA DEERTA – PRIMA CONVOCAZIONE
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________, presso la sede sociale della società __________ Società a responsabilità limitata denominata ______________, con sede legale in ______________, via/piazza ______________ n. ______________, iscritta al Registro delle Imprese di ______________ al n. ______________ (REA ______________), codice fiscale / partita IVA ______________, si è tenuta la convocazione dell’Assemblea dei soci, indetta per la prima convocazione ai sensi dello statuto sociale e della vigente normativa.
Presiede la riunione il Sig./la Sig.ra ______________, in qualità di ______________, il quale dichiara aperta la seduta e nomina quale scrivente il Sig./la Sig.ra ______________ in qualità di ______________ (segreteria verbalizzante).
Si dichiara che la convocazione è stata effettuata con le seguenti modalità: avviso di convocazione notificato in data ______________ mediante ______________ (es. raccomandata A/R, PEC, e-mail, avviso affisso), con ordine del giorno come segue:
Ordine del giorno:
1) ______________________________________________________________
2) ______________________________________________________________
3) ______________________________________________________________
Si procede alla verifica delle presenze. Risultano presenti o rappresentati i seguenti soci/intervenuti:
– ______________________________________________________________ (in persona di ______________) titolare di n. ______________ quote, pari al ______________% del capitale sociale;
– ______________________________________________________________ (in persona di ______________) titolare di n. ______________ quote, pari al ______________% del capitale sociale;
– ______________________________________________________________ (in persona di ______________) titolare di n. ______________ quote, pari al ______________% del capitale sociale.
Totale presenze e/o rappresentanze: n. ______________ soci, per complessive quote pari al ______________% del capitale sociale.
Verificato che, ai sensi dello statuto sociale e della normativa vigente, per la validità della presente convocazione in prima convocazione era richiesto il possesso di un quorum costitutivo pari a quote rappresentanti almeno ______________% del capitale sociale, si constata che non è stato raggiunto il quorum necessario per la costituzione dell’Assemblea in prima convocazione.
Per le ragioni sopra esposte, il Presidente dichiara l’Assemblea deserta nella prima convocazione.
Si convoca, pertanto, l’Assemblea in seconda convocazione per il giorno ______________, alle ore ______________, presso ______________ (luogo della seconda convocazione), con lo stesso ordine del giorno sopra riportato.
Null’altro essendo presente o da deliberare, alle ore ______________ il Presidente dichiara sciolta la seduta e si procede alla redazione del presente verbale che, previa lettura, viene approvato e sottoscritto.
Luogo ______________, data ______________
Firma del Presidente: ________________________________ ______________
Firma del Segretario/Verbalizzante: ________________________________ ______________
Fac simile verbale assemblea deserta prima convocazione Srl Word
Il modello in formato Word è predisposto per essere scaricato, aperto e modificato con un normale editor di testo. I campi contrassegnati da linee o trattini devono essere compilati con i dati effettivi della società e della convocazione; verifica che nomi, date, orari e percentuali corrispondano alla documentazione di supporto prima di firmare.
Se il verbale può produrre effetti giuridici o societari rilevanti nel caso concreto, è consigliabile farlo controllare da un professionista o dal consulente societario per adattare il testo alle specificità statutarie e procedurali della società.
