Il documento “verbale consegna documenti nuovo amministratore Srl” è la dichiarazione formale con cui la persona uscente o il soggetto incaricato rende la consegna della documentazione societaria al nuovo amministratore e quest’ultimo ne prende formalmente atto. Serve a lasciare traccia scritta e firmata del passaggio di responsabilità e degli elementi materiali e informativi trasferiti, riducendo il rischio di contestazioni future.
Questo verbale è utile ogni volta che si verifica una sostituzione o una nomina di amministratore, sia per dimostrare la presa in carico della documentazione obbligatoria sia per inventariare strumenti e credenziali operative. Va compilato con cura, indicando con precisione quali documenti sono consegnati, eventuali riserve e la data e il luogo della consegna, perché errori o lacune possono compromettere la continuità gestionale o generare incertezze su responsabilità e obblighi.
Indice
Come scrivere verbale consegna documenti nuovo amministratore Srl
Il verbale deve iniziare con l’identificazione chiara delle parti coinvolte: il consegnante, specificando nome, data e luogo di nascita, residenza, codice fiscale o partita IVA quando pertinente e la qualifica ricoperta, e il nuovo amministratore con i medesimi dati e l’indicazione della delibera che lo ha nominato. Evitare abbreviazioni non standard e riferimenti vaghi; ogni dato anagrafico o di nomina deve essere verificabile rispetto ai documenti ufficiali in possesso della società.
Descrivere l’oggetto della consegna con una frase sintetica ma esplicita, indicando che si tratta di consegna di documenti e strumenti societari al nuovo amministratore ai fini della gestione dell’incarico. Nel corpo del verbale elencare in modo puntuale i singoli documenti e strumenti trasferiti: statuto e sue modificazioni, visura camerale aggiornata, registri sociali e libri obbligatori, bilanci degli ultimi esercizi, documentazione contabile e fiscale, contratti in essere, rapporti di lavoro e relative posizioni contributive, eventuali procure o deleghe, polizze assicurative, estratti conto e deleghe bancarie, documentazione su contenziosi, credenziali operative quali PEC, firma digitale e accessi home banking, nonché oggetti materiali come chiavi e dispositivi. Nella descrizione è preferibile indicare per ciascun elemento la versione o la data, quando applicabile, e specificare se si consegna copia o originale.
Le dichiarazioni devono essere esplicite: il consegnante può dichiarare che quanto consegnato corrisponde agli originali in suo possesso alla data indicata, indicando eventuali eccezioni nelle note; il nuovo amministratore deve dichiarare di aver preso visione dei documenti ricevuti, di averne ricevuto copia e di accettarne la consegna, riservandosi la possibilità di segnalare mancanti o irregolarità entro un termine definito. Se si prevede un periodo per osservazioni, indicarlo chiaramente in giorni lavorativi e segnare che, in assenza di segnalazione, la consegna si considera accettata salvo quanto indicato nel verbale.
Non lasciare ambigui i campi relativi a luogo e data della consegna e le firme: specificare la sede legale o l’indirizzo esatto dove avviene la consegna, la data completa (giorno, mese, anno) e prevedere lo spazio per le firme del consegnante e del nuovo amministratore con l’indicazione delle rispettive qualità. Le firme devono essere apposte in calce al verbale e, se il documento è redatto in più copie, indicare quanti esemplari vengono sottoscritti e chi trattiene ogni copia. Se vengono consegnati supporti elettronici o credenziali sensibili, annotare modalità di trasferimento e presa in carico e, se necessario, modificare tempestivamente le password o i codici di accesso per motivi di sicurezza.
Inserire una sezione per annotazioni e riserve in cui riportare difformità, documenti mancanti o problematiche riscontrate al momento della consegna; qualunque riserva deve essere specificata in modo da poter essere verificata successivamente. Allegare all’atto l’elenco degli allegati consegnati, indicando per ciascuno se si tratta di copia o originale e, se disponibili, la data o il numero identificativo del documento. Conservare una copia firmata del verbale negli archivi societari e, se opportuno, consegnare una copia al nuovo amministratore per la sua documentazione personale.
Infine, ricordare che il verbale può avere effetti di natura amministrativa, contabile o organizzativa e che, nei casi in cui la documentazione o la situazione societaria presentino profili complessi, è prudente far verificare il contenuto del verbale e l’adeguatezza della documentazione da un professionista o dal consulente di fiducia. Il modello fornisce uno schema operativo, ma la sua adeguatezza rispetto a casi specifici può richiedere adattamenti o consulenza specialistica.
Esempio verbale consegna documenti nuovo amministratore Srl
VERBALE DI CONSEGNA DOCUMENTI AL NUOVO AMMINISTRATORE S.r.l.
In data _____________, presso la sede legale della società _____________ con sede in _____________, via _____________ n. _____________, si è proceduto alla consegna dei documenti e strumenti di seguito elencati al nuovo amministratore della medesima società.
1) Parti intervenute
– Consegnante:
Nome e Cognome: _____________
Nato/a a: _____________ il: _____________
Residente in: _____________
Cod. Fiscale / P.IVA: _____________
In qualità di: _____________
– Nuovo Amministratore (ricevente):
Nome e Cognome: _____________
Nato/a a: _____________ il: _____________
Residente in: _____________
Cod. Fiscale: _____________
Nominato con delibera del: _____________
2) Premesso che
– Con la delibera indicata il sig./la sig.ra sopra indicato/a è stato/a nominato/a Amministratore della società _____________ e che è necessario procedere alla formale consegna della documentazione societaria, il consegnante dichiara di consegnare e il nuovo amministratore dichiara di ricevere quanto segue.
3) Elenco dei documenti e strumenti consegnati (specificare eventuali note e relative date)
– Copia dello Statuto sociale e successive modificazioni: _____________
– Visura camerale aggiornata: _____________
– Registro dei soci (se tenuto): _____________
– Libri sociali obbligatori (registro delle deliberazioni dei soci, registro delle decisioni degli amministratori, libro delle adunanze e delle deliberazioni del CdA): _____________
– Registro dei verbali delle assemblee e relative copie: _____________
– Bilanci degli ultimi esercizi (anni): _____________
– Documentazione contabile e fiscale (registri IVA, libri contabili, dichiarazioni fiscali): _____________
– Contratti in essere (locazioni, forniture, appalti, servizi): _____________
– Elenco dipendenti e rapporti di lavoro, compresi contratti e posizioni contributive: _____________
– Documentazione INPS/INAIL/DURC relativa alla regolarità contributiva: _____________
– Procure, deleghe e procure speciali in essere: _____________
– Polizze assicurative e relative condizioni: _____________
– Estratti conto bancari, coordinate bancarie e deleghe/mandati per l’accesso al conto: _____________
– Documentazione relativa a contenziosi in corso (cause civili, amministrative, ordinarie): _____________
– Certificato di attribuzione PEC societaria e copia della PEC: _____________
– Credenziali e informazioni di accesso (PEC, firma digitale, home banking, sistemi gestionali, codici amministrativi): _____________
– Oggetti/materiali aziendali consegnati (chiavi, dispositivi, supporti informatici, tessere): _____________
– Altra documentazione consegnata (specificare): _____________
4) Dichiarazioni
– Il consegnante dichiara che i documenti elencati sono a sua conoscenza completi e corrispondono agli originali in suo possesso alla data odierna, salvo quanto espressamente indicato nelle note allegate: _____________
– Il nuovo amministratore dichiara di aver visionato i documenti sopra elencati, di averne ricevuto copia della documentazione consegnata e di accettare la consegna, riservandosi di indicare, entro _____________ giorni, eventuali osservazioni o riscontrare eventuali mancanze: _____________
5) Eventuali annotazioni e riserve
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6) Allegati (elenco degli allegati consegnati in copia)
– Allegato 1: _____________
– Allegato 2: _____________
– Allegato 3: _____________
7) Firma e presa in carico
Luogo: _____________
Data: _____________
Per il consegnante:
Nome e Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Firma: _____________
Per il nuovo amministratore (ricevente):
Nome e Cognome: _____________
Qualifica: Amministratore _____________
Firma: _____________
Accettazione e presa in carico effettuata in data: _____________
Note finali: ___________________________________________________________________________
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Fac simile verbale consegna documenti nuovo amministratore Srl Word
Il fac-simile in formato Word è predisposto per essere scaricato, aperto e modificato in modo semplice. Può essere compilato al computer inserendo i dati richiesti nei campi o stampato e completato a mano; è importante verificare che tutte le informazioni inserite siano corrette e coerenti con la documentazione effettivamente consegnata.
Adattare il contenuto alle specifiche esigenze della società e del caso concreto: indicare con precisione le date, gli identificativi dei documenti e le eventuali riserve. Se la consegna riguarda posizioni o documenti con profili rilevanti dal punto di vista legale, fiscale o amministrativo, valutare la revisione del documento da parte di un professionista prima della sottoscrizione.
