Il verbale per l’attribuzione di un compenso straordinario all’amministratore di una S.r.l. è il documento formale con cui l’assemblea dei soci prende atto e approva la corresponsione di un importo a titolo non ordinario per attività svolte dall’amministratore oltre l’incarico ordinario. Serve a documentare la deliberazione assembleare, la motivazione dell’attribuzione, le condizioni di pagamento e le autorizzazioni necessarie per l’esecuzione contabile e amministrativa.
Questo verbale è utile ogni volta che l’amministratore svolge prestazioni straordinarie — ad esempio operazioni di ristrutturazione, negoziazioni complesse, incarichi temporanei aggiuntivi o attività con risultati rilevanti — e i soci devono formalizzare la corresponsione di un compenso separato dal compenso ordinario. Deve essere compilato con attenzione perché costituisce prova formale della decisione dell’assemblea e può avere riflessi amministrativi e fiscali per la società e per il beneficiario.
Indice
Come scrivere verbale compenso straordinario amministratore Srl
Il verbale va redatto in modo chiaro, completo e leggibile, indicando innanzitutto l’identità della società (denominazione sociale, sede legale, codice fiscale/partita IVA, numero REA e capitale sociale se rilevante) e la data, l’ora e il luogo di svolgimento dell’assemblea. È fondamentale specificare chi presiede l’assemblea e chi svolge la funzione di segretario per definire la regolarità della riunione. La ricostruzione della costituzione dell’assemblea deve riportare il numero di quote e la percentuale del capitale rappresentata, in modo da documentare la legittimazione a deliberare.
Nel corpo del verbale occorre trascrivere l’ordine del giorno con precisione: l’oggetto della delibera deve indicare che si propone l’attribuzione di un compenso straordinario all’amministratore e deve contenere una sintetica descrizione delle attività o dei risultati che giustificano la proposta. Nella descrizione delle attività vanno indicati periodo, durata, natura degli interventi e, se pertinente, risultati conseguiti o obiettivi raggiunti. Evitare descrizioni generiche: più il testo è specifico, meno rischio di ambiguità su ciò che è stato effettivamente approvato.
Quando si riportano i soggetti coinvolti bisogna identificare con precisione l’amministratore destinatario del compenso con nome, carica e, se utile, riferimento all’incarico in corso. Nei punti che definiscono l’ammontare del compenso è necessario indicare l’importo in cifre e in lettere, chiarire se l’importo è lordo o netto, specificare l’eventuale comprensione o esclusione di oneri fiscali e contributivi e descrivere le modalità di pagamento: termini, rateazione, conto o IBAN per il bonifico. Se sono previsti rimborsi spese, il verbale deve dettagliare limiti, categorie di spesa rimborsabili e la documentazione richiesta per la rendicontazione.
Il testo della delibera deve riportare il risultato della votazione con numeri e percentuali delle quote favorevoli, contrarie e astenute, e deve autorizzare espressamente la persona incaricata a porre in essere gli adempimenti necessari per l’esecuzione della deliberazione, comprese le comunicazioni agli organi sociali, gli adempimenti contabili e l’iscrizione del verbale nel libro delle adunanze. È importante non lasciare ambigue le deleghe operative: indicare il nome della persona o la carica che può effettuare gli atti di liquidazione e registrazione.
Il verbale deve chiudersi con la data e il luogo di sottoscrizione e con le firme del presidente e del segretario; se presenti, è buona prassi far firmare anche i soci intervenuti. Conservare una copia del verbale tra i documenti societari e provvedere all’eventuale registrazione o agli adempimenti fiscali correlati, se necessari. Se la società dispone di procedure interne per l’approvazione di compensi, rispettare tali procedure e, quando il caso lo richieda, far verificare il contenuto a un professionista (commercialista, consulente societario o legale) per valutare gli effetti fiscali e le corrette modalità di contabilizzazione.
Esempio verbale compenso straordinario amministratore Srl
VERBALE DELL’ASSEMBLEA DEI SOCI
della Società a responsabilità limitata _____________
In data _____________, alle ore _____________, presso la sede sociale in _____________ (indirizzo: _____________), si è riunita l’Assemblea dei soci della società _____________ S.r.l., con sede legale in _____________, C.F./P.IVA _____________, REA _____________, capitale sociale _____________.
Presiede l’Assemblea il Sig./la Sig.ra _____________ in qualità di Presidente, che nomina per segretario il Sig./la Sig.ra _____________.
Sono presenti i soci nella persona di:
– Sig./Sig.ra _____________, titolare di n. _____________ quote pari al _____________% del capitale sociale;
– Sig./Sig.ra _____________, titolare di n. _____________ quote pari al _____________% del capitale sociale;
– ___________________________ (ulteriori soci: riportare nominativi, quote e percentuali) _____________.
L’Assemblea, convocata regolarmente in data _____________ per le ore _____________, constatato e dichiarato dal Presidente che sono presenti/salvo diverse indicazioni i soci che rappresentano complessivamente n. _____________ quote, pari al _____________% del capitale sociale, riconosce la regolare costituzione e legittimazione a deliberare.
Ordine del giorno:
1) Proposta di attribuzione di compenso straordinario all’Amministratore _____________ per attività/servizi resi in relazione a _____________; determinazione dell’importo, modalità di erogazione e conferimento dei relativi poteri.
Il Presidente pone quindi all’ordine del giorno la proposta relativa all’attribuzione di un compenso straordinario all’Amministratore Sig./Sig.ra _____________, con riferimento a _____________ (descrizione sintetica delle attività straordinarie svolte: es. operazioni di ristrutturazione, trattative, attività svolte oltre gli incarichi ordinari, durata e risultati conseguiti).
Dopo aver illustrato i motivi e le ragioni di merito che giustificano la proposta e dato la parola ai soci, l’Assemblea, con votazione effettuata per alzata di mano / per votazione segreta (barrare la modalità scelta) _____________, delibera quanto segue.
Deliberazione
L’Assemblea dei soci, con il voto favorevole di n. _____________ quote, pari al _____________% del capitale sociale, n. _____________ voti contrari, pari al _____________% e n. _____________ astenuti, pari al _____________%, delibera di:
1) Attribuire al Sig./alla Sig.ra _____________, nella sua qualità di Amministratore, un compenso straordinario lordo complessivo pari a Euro _____________ (in lettere: _____________), per le prestazioni rese in relazione a _____________ (periodo e/o descrizione delle prestazioni).
2) Stabilire che il compenso suddetto sia corrisposto secondo le seguenti modalità: _____________ (es. in unica soluzione entro il _____________; in n. _____________ rate mensili da Euro _____________ ciascuna; tramite bonifico bancario su IBAN _____________; ecc.).
3) Specificare se il compenso è comprensivo di oneri fiscali e contributivi o al lordo: _____________ (es. “lordo a carico della società, con applicazione delle ritenute fiscali e contributive previste dalla normativa vigente”).
4) Eventuali rimborsi spese correlate alle attività straordinarie: _____________ (indicare modalità, limiti e documentazione richiesta).
5) Autorizzare il Presidente/Amministratore Unico (o il Sig./Sig.ra _____________) a compiere tutti gli atti necessari per l’esecuzione della presente deliberazione, ivi incluse le comunicazioni agli organi sociali competenti e l’adozione di ogni provvedimento amministrativo e contabile conseguente.
6) Determinare che la presente deliberazione produca effetti a decorrere dal _____________.
Si incarica il Sig./la Sig.ra _____________ di provvedere all’iscrizione del presente verbale nel libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’Assemblea e di compiere eventuali adempimenti fiscali e amministrativi connessi all’erogazione del compenso.
Non essendovi altro da deliberare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _____________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: ___________________________ _____________
Il Segretario: ___________________________ _____________
Soci intervenuti (firma):
1) ___________________________ _____________
2) ___________________________ _____________
3) ___________________________ _____________
Data redazione verbale: _____________
Luogo di sottoscrizione: _____________
Fac simile verbale compenso straordinario amministratore Srl Word
Il fac-simile in formato Word può essere scaricato, aperto e modificato per adattare il contenuto al caso concreto. È possibile sostituire i campi vuoti con i dati della società, dell’amministratore e della delibera, verificando che importi, date e modalità di pagamento siano coerenti con quanto deciso dall’assemblea.
Poiché la delibera può avere effetti amministrativi e fiscali, è consigliabile far controllare il documento da un professionista prima dell’esecuzione degli adempimenti contabili e della liquidazione del compenso.
