In questa pagina mettiamo a disposizione un modello comunicazione dell’adozione di sistemi di rilevamento delle presenze che può essere scaricato e compilato inserendo i dati richiesti in modo semplice e veloce.
Indice
Comunicazione dell’Adozione di Sistemi di Rilevamento delle Presenze
L’adozione di sistemi di rilevamento presenze o di controllo accessi comporta necessariamente il trattamento di dati personali, con conseguente obbligo di conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Tale adeguamento mira a garantire che ogni attività di raccolta e utilizzo di informazioni sul personale avvenga in modo lecito, trasparente e rispettoso delle finalità strettamente legate all’organizzazione del lavoro. Gli articoli 5 e 6 del GDPR fissano i principi fondamentali e le basi giuridiche per un trattamento legittimo, sottolineando la necessità di trattare i dati esclusivamente per scopi determinati, espliciti e legittimi e di limitarne la conservazione al tempo strettamente indispensabile per soddisfare le finalità indicate.
Poiché l’utilizzo di un sistema di rilevazione presenze ha lo scopo di gestire l’orario di lavoro e verificare l’effettiva presenza in azienda, si tratta di un requisito connesso all’esecuzione del contratto di lavoro, circostanza che – in base all’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR – non richiede un consenso esplicito da parte del dipendente. Risulta tuttavia imprescindibile fornire al lavoratore un’adeguata informativa, chiarendo modalità, finalità, tempi di conservazione, eventuali soggetti terzi coinvolti nel trattamento dei dati e i diritti dell’interessato (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e opposizione).
È fondamentale operare in conformità ai principi di minimizzazione e proporzionalità, evitando di raccogliere dati non necessari o superflui rispetto alla gestione degli orari. L’azienda è tenuta a implementare misure di sicurezza adeguate che prevengano accessi non autorizzati, diffusioni accidentali e ogni altro uso illecito. Qualora siano previste specifiche funzionalità di controllo o di monitoraggio dell’attività del dipendente, occorre inoltre verificare il rispetto della disciplina nazionale in materia di tutela del lavoro (ad esempio, le limitazioni introdotte dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori in Italia), che potrebbe imporre ulteriori obblighi di informazione o accordi con le rappresentanze sindacali.
La comunicazione preventiva e trasparente dell’adozione di questi sistemi, unita all’osservanza rigorosa dei principi del GDPR, contribuisce a tutelare la riservatezza e i diritti dei lavoratori, rassicurandoli sulla corretta gestione dei loro dati personali e sul fatto che essi vengano utilizzati esclusivamente per finalità congruenti con l’organizzazione e la sicurezza del lavoro.
Esempio di Comunicazione dell’Adozione di Sistemi di Rilevamento delle Presenze
In questa sezione viene mostrato un esempio di comunicazione dell’adozione di sistemi di rilevamento delle presenze.
Si tratta di un esempio utile per chi ha la necessità di produrre un documento di questo tipo, visto che basta adattarlo per le proprie esigenze.
Informiamo il personale, con l’affissione del presente comunicato, che a partire dal ….. sarà attivato il riscontro delle presenze e dell’orario di lavoro giornaliero mediante timbratura elettronica degli ingressi e delle uscite dal luogo di lavoro.
Dalla data indicata saranno retribuiti esclusivamente i lavoratori che risulteranno in servizio in base alle rilevazioni effettuate, le quali faranno fede in via esclusiva dell’osservanza dell’orario di lavoro.
Firma del datore di lavoro …..
Modulo Comunicazione dell’Adozione di Sistemi di Rilevamento delle Presenze Word da Scaricare
Di seguito si trova il modello comunicazione dell’adozione di sistemi di rilevamento delle presenze editabile da scaricare sul proprio computer.
Una volta che il documento è stato scaricato, bisogna aprirlo con un programma che supporta i file in formato Word e compilarlo inserendo quelli che sono i dati richiesti.
Il fac simile comunicazione dell’adozione di sistemi di rilevamento delle presenze compilato potrà poi essere stampato o inviato direttamente, a seconda di quelle che sono le proprie esigenze.
