In questa pagina mettiamo a disposizione un modello lettera di assegnazione auto aziendale che può essere scaricato e compilato inserendo i dati richiesti in modo semplice e veloce.
Indice
Lettera di Assegnazione Auto Aziendale
L’assegnazione di un’auto aziendale rappresenta uno dei principali benefici aggiuntivi che compongono il pacchetto retributivo di un dipendente, grazie a un valore di risparmio nettamente superiore rispetto alle mere stime fiscali. Quando un’azienda decide di mettere a disposizione del lavoratore un veicolo, deve sempre tener presenti alcune regole fondamentali da inserire in un accordo scritto che chiarisca gli aspetti chiave relativi all’uso del mezzo. Questo strumento, infatti, può essere concesso per finalità esclusivamente aziendali, soltanto private o in forma promiscua, ovvero per esigenze d’ufficio e personali.
Nel caso in cui l’auto sia destinata unicamente all’attività lavorativa, ci si trova davanti a un bene strumentale, il cui uso è limitato agli spostamenti e alle incombenze necessarie a svolgere i compiti professionali. In un contesto simile, il lavoratore non sostiene alcun costo e non percepisce alcun vantaggio di tipo retributivo, dal momento che l’impiego del veicolo è legato esclusivamente alla prestazione lavorativa. Diversamente, quando il mezzo viene assegnato per ragioni integralmente personali, diviene a tutti gli effetti un’erogazione retributiva in natura, soggetta agli adempimenti fiscali e contributivi previsti per i benefit. Un esempio tipico si verifica quando l’azienda acquista o noleggia un’auto e la concede al dipendente affinché la utilizzi per i propri spostamenti privati, senza alcun vincolo di orario o di finalità lavorativa.
La modalità di concessione più comune, però, rimane quella dell’auto ad uso promiscuo, ossia concessa per un utilizzo sia lavorativo che privato. In questa ipotesi, esiste una componente retributiva che andrà a sommarsi al compenso in denaro, sebbene possa essere soggetta a forme di riaddebito parziale del costo a carico del dipendente o a una specifica regolamentazione interna. L’azienda, prima di assegnare il veicolo, dovrebbe predisporre un accordo scritto in cui vengano chiariti i criteri di quantificazione della quota personale, il sistema di calcolo del fringe benefit e la disciplina di eventuali costi aggiuntivi. Inoltre, è fondamentale specificare come verranno gestiti gli aspetti relativi alle contravvenzioni stradali (per esempio, indicando che il lavoratore dovrà sostenere gli oneri in caso di multe per violazioni commesse durante l’uso privato) e stabilire le modalità di utilizzo dell’auto anche in eventuali periodi di assenza come malattia, infortunio o maternità.
Una volta individuata la finalità con cui l’auto sarà assegnata, il datore di lavoro deve formulare un accordo contrattuale che precisi eventuali riaddebiti totali o parziali dei costi, inclusi quelli di manutenzione e assicurazione, e il trattamento degli optional che il lavoratore potrebbe desiderare. È altresì opportuno stabilire in maniera dettagliata la gestione delle spese di carburante e, in casi di usi strettamente privati, se le relative ricevute siano ammissibili o meno ai fini del rimborso da parte dell’azienda. Un altro elemento significativo riguarda l’indicazione di regole sulle infrazioni del Codice della Strada: in caso di violazioni commesse durante l’utilizzo del veicolo, la disciplina del contratto deve far comprendere chiaramente a chi competano le spese e la responsabilità per le eventuali sanzioni.
L’accordo, nel tutelare il datore di lavoro, protegge anche il dipendente, il quale può così utilizzare il veicolo in maniera conforme agli scopi previsti, senza incorrere in incertezze sulle modalità di rimborso, la manutenzione ordinaria o straordinaria, e l’eventuale consegna del veicolo durante lunghi periodi di assenza dal servizio. Nel caso in cui la fruizione dell’auto ad uso promiscuo implichi una trattenuta in busta paga o un conteggio di benefit tassabile, risulta fondamentale che il calcolo venga eseguito in base alle norme fiscali previste dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi, che stabiliscono un valore convenzionale. Tale valore, di regola, risulta inferiore al vantaggio economico effettivamente percepito dal lavoratore, rappresentando comunque un risparmio consistente che rende l’auto aziendale un benefit tra i più ambiti.
La lettera di assegnazione o il contratto specifico stipulato tra lavoratore e azienda restano, dunque, gli strumenti essenziali per definire con puntualità i diritti e i doveri di entrambe le parti. In essi si dà atto della durata dell’assegnazione, della natura (strumentale, privata o promiscua), del regime di responsabilità per le spese, delle conseguenze in caso di danneggiamenti o incidenti, e di ogni altro profilo che possa riguardare la corretta fruizione del veicolo. Mantenere un atteggiamento di trasparenza e di chiarezza su tutti questi punti consente di evitare incomprensioni o conflitti successivi. L’azienda, predisponendo con cura le clausole contrattuali, beneficia di un’adeguata protezione giuridica e contabile, mentre il dipendente può godere di un servizio di mobilità che, in molti casi, rappresenta un notevole vantaggio economico e organizzativo.
Esempio Lettera di Assegnazione Auto Aziendale
In questa sezione viene mostrato un esempio di lettera di assegnazione auto aziendale.
Si tratta di un esempio utile per chi ha la necessità di produrre un documento di questo tipo, visto che basta adattarlo per le proprie esigenze.
Oggetto: Assegnazione automezzo aziendale
Ad integrazione di quanto già comunicatoLe con lettera di assunzione del …., si precisa quanto segue. Per lo svolgimento delle mansioni a Lei affidate, viene posto a Sua disposizione il seguente automezzo: ….
Resta inteso che il contratto di lavoro con Lei stipulato è condizionato al possesso ed alla conservazione, da parte Sua, di idonea patente di guida, della quale vorrà cortesemente rimetterci fotocopia.
La preghiamo di restituirci copia della presente debitamente sottoscritta in segno di accettazione.
Con i più distinti saluti.
Firma
Modulo di Lettera di Assegnazione Auto Aziendale Word da Scaricare
Di seguito si trova il modello lettera di assegnazione auto aziendale editabile da scaricare sul proprio computer.
Una volta che il documento è stato scaricato, bisogna aprirlo con un programma che supporta i file in formato Word e compilarlo inserendo quelli che sono i dati richiesti.
Il fac simile lettera di assegnazione auto aziendale compilato potrà poi essere stampato o inviato direttamente, a seconda di quelle che sono le proprie esigenze.
