Il verbale di nomina del rappresentante comune delle quote di una Srl è il documento formale con cui l’assemblea dei soci designa una persona incaricata di rappresentare collettivamente i soci titolari di quote in assemblee e nelle attività connesse ai diritti sociali. Serve a definire in modo chiaro chi esercita il voto e gli altri poteri relativi alle quote conferite, la portata dei poteri stessi, la durata del mandato e le eventuali condizioni economiche e operative.
Questo verbale è utile quando più soci intendono nominare un unico rappresentante per esercitare diritti comuni o per semplificare la partecipazione alle assemblee di una o più società, evitando frammentazioni del voto. Deve essere compilato con attenzione perché contiene dati identificativi dei soci e del rappresentante, indicazioni sui poteri conferiti e informazioni che possono essere richieste da uffici societari o da terzi per la corretta registrazione o comunicazione dell’avvenuta nomina.
Indice
Come scrivere verbale nomina rappresentante comune quote Srl
Il verbale va redatto con linguaggio formale e precisione nelle indicazioni anagrafiche. Il testo iniziale deve riportare data, ora, luogo e la ragione sociale completa della Srl, con sede, provincia e il codice fiscale o partita IVA; se disponibili, vanno indicati anche i riferimenti al Registro delle Imprese e al numero REA. Queste informazioni consentono di collegare inequivocabilmente il verbale alla società interessata e rendono più semplice ogni successiva comunicazione o iscrizione agli uffici competenti.
Nella parte relativa alla costituzione dell’assemblea va specificato chi presiede e chi verbalizza, con nome, luogo e data di nascita, codice fiscale e domicilio. È fondamentale elencare i soci intervenuti o rappresentati indicando per ciascuno i dati anagrafici, il numero di quote detenute e la percentuale corrispondente del capitale sociale; quando un socio è rappresentato da delegato, va indicato il nome del delegato e contestualmente allegata o conservata la delega. Occorre anche ricavare e indicare il totale delle quote presenti in assemblea, espresso in numero e in percentuale del capitale, perché questa informazione è essenziale per dimostrare che l’assemblea è costituita e può deliberare.
La parte che descrive l’ordine del giorno deve essere chiara e limitata all’oggetto della deliberazione: la nomina del rappresentante comune e il conferimento dei poteri. Nell’esposizione della proposta di nomina vanno riportati i dati completi del nominato: nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza o domicilio e i riferimenti del documento di identità (numero, ente rilasciante e data di rilascio). Queste informazioni permettono di identificare il rappresentante in modo univoco, requisito pratico per la sua attività e per eventuali verifiche formali.
La descrizione dei poteri deve essere precisa. Indicare espressamente le attività che il rappresentante può compiere in nome e per conto dei soci che lo delegano, ad esempio l’esercizio del diritto di voto in assemblee specificate, la facoltà di intervenire nelle discussioni, la possibilità di proporre delibere, di richiedere verbalizzazioni e firme, nonché di sottoscrivere atti, accettare o rifiutare documenti, nominare avvocati o procuratori speciali in procedimenti che riguardino le deliberazioni assembleari. Se si consente la subdelega, questa facoltà deve essere esplicitata e chiarita. Evitare formulazioni generiche come “ogni atto necessario” senza precisare limiti o condizioni se si intendono porre vincoli al mandato.
La durata del mandato e le modalità di revoca devono essere specificate: indicare una data di scadenza, una durata in anni, la condizione che determina la cessazione oppure la revoca scritta da parte dei soci che hanno conferito il mandato. Per il compenso occorre chiarire se è previsto, l’importo, le modalità e i termini di pagamento; in mancanza di compenso va indicato esplicitamente “Nessun compenso”. Anche le spese rimborsabili dovrebbero essere disciplinate specificando se sono subordinata a documentazione giustificativa.
La sezione finale del verbale deve prevedere la lettura, l’approvazione e la sottoscrizione da parte di tutti gli intervenuti o dei loro rappresentanti, con l’indicazione del luogo e della data. È buona pratica allegare copia dei documenti di identità dei sottoscrittori e le deleghe eventualmente conferite, oltre alla copia dello statuto sociale se rilevante per la verifica di poteri e quorum. Se il verbale è destinato all’iscrizione presso il Registro delle Imprese o a comunicazioni formali, occorre prevedere l’autorizzazione a depositare il verbale e i relativi allegati agli uffici competenti.
Per evitare errori comuni, non lasciare campi essenziali non compilati o ambigui come percentuali di capitale, numero di quote, date o la specifica delle società nelle quali il rappresentante è autorizzato a esercitare il voto. Verificare la corrispondenza tra firme autografe e documenti di identità, controllare che le eventuali deleghe siano firmate e datate, e che i poteri conferiti siano coerenti con le decisioni effettive dei soci. Quando il documento può avere effetti societari significativi o quando è destinato a registrazioni ufficiali, è consigliabile farlo verificare da un professionista qualificato o dal consulente societario della società.
Esempio verbale nomina rappresentante comune quote Srl
VERBALE DI NOMINA DEL RAPPRESENTANTE COMUNE DELLE QUOTE SRL
L’anno _____________, il giorno _____________ del mese di _____________, alle ore _____________, in _____________, presso la sede sociale in _____________, si è riunita l’assemblea dei soci della società a responsabilità limitata _____________, con sede in _____________ (Provincia di _____________), codice fiscale / partita IVA _____________, iscritta al Registro delle Imprese di _____________ al n. _____________, REA n. _____________.
1) COSTITUZIONE DELL’ASSEMBLEA
Presiede l’assemblea il Sig./la Sig.ra _____________, nato/a a _____________ il _____________, codice fiscale _____________, domiciliato/a in _____________, che funge da Presidente dell’assemblea. Segretario verbalizzante è nominato/a il Sig./la Sig.ra _____________, nato/a a _____________ il _____________, codice fiscale _____________, domiciliato/a in _____________.
Risultano presenti e/o rappresentati i soci di seguito indicati (con indicazione della quota detenuta e dell’eventuale delega):
– Socio: _____________, nato/a a _____________ il _____________, codice fiscale _____________, domiciliato/a in _____________, titolare di n. _____________ quote corrispondenti al ____% del capitale sociale. (Presente / Rappresentato da _____________)
– Socio: _____________, nato/a a _____________ il _____________, codice fiscale _____________, domiciliato/a in _____________, titolare di n. _____________ quote corrispondenti al ____% del capitale sociale. (Presente / Rappresentato da _____________)
– (eventuali ulteriori soci) _____________________________________________________
Totale quote rappresentate in assemblea: n. _____________ corrispondenti al ____% del capitale sociale.
Il Presidente accerta e dichiara che l’assemblea è regolarmente costituita ai sensi di legge e dello statuto sociale e che può validamente deliberare sul seguente oggetto.
2) ORDINE DEL GIORNO
Nomina del rappresentante comune per l’esercizio dei diritti inerenti alle quote sociali e conferimento di poteri.
3) DELIBERAZIONE
Il Presidente pone in discussione la proposta di nominare quale Rappresentante Comune il/la Sig./Sig.ra:
Nome e cognome: _____________
Nato/a a: _____________ il: _____________
Codice fiscale: _____________
Residente / domiciliato/a in: _____________
Documento di identità n.: _____________ rilasciato da: _____________ in data: _____________
Dopo discussione, l’assemblea, con il voto favorevole dei soci che rappresentano n. _____________ quote, corrispondenti al ____% del capitale sociale, delibera quanto segue:
– Di nominare Rappresentante Comune delle quote sociali il/la Sig./Sig.ra _____________ (dati anagrafici come sopra).
– Di conferire al Rappresentante Comune i seguenti poteri, da esercitarsi in nome e per conto dei soci che lo hanno nominato:
a) rappresentare i soci nelle assemblee di _____________ (se diverso indicare nome della/e società), esercitando il diritto di voto relativo alle quote detenute, con potere di votare, intervenire, proporre delibere, richiedere verbalizzazioni e firme;
b) sottoscrivere, accettare o rifiutare documenti, dichiarazioni, procure, deleghe, comunicazioni e ogni atto necessario o utile per l’esercizio dei diritti sociali relativi alle quote;
c) promuovere, partecipare e decidere in procedimenti impugnatori delle deliberazioni assembleari, con facoltà di nominare avvocati e procuratori speciali;
d) ricevere e notificare comunicazioni e avvisi relativi alle assemblee e ad ogni questione inerente le quote sociali;
e) compiere ogni altro atto, operazione o adempimento ritenuto necessario o opportuno per l’espletamento del mandato conferito, inclusa la possibilità di delegare, in tutto o in parte, i poteri conferiti (facoltà di subdelega: SÌ / NO _____________).
– Il mandato al Rappresentante Comune avrà durata (barrare o compilare): fino al giorno _____________ / per la durata di anni _____________ / fino a revoca scritta da parte dei soci che lo hanno nominato / fino al verificarsi dell’evento _____________.
– Il compenso per l’incarico (se previsto): _____________ (indicare importo, modalità e termini di pagamento) / Nessun compenso / Spese rimborsabili previa documentazione.
– L’assemblea conferisce al Rappresentante Comune piena facoltà di sottoscrivere il presente verbale e di compiere ogni adempimento necessario per la trascrizione, registrazione e comunicazione dell’avvenuta nomina agli uffici competenti (Registro delle Imprese, altre società, ecc.).
4) DISPOSIZIONI FINALI
Il presente verbale, redatto in forma scritta, viene letto, approvato e sottoscritto dagli intervenuti.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: _____________
Il Presidente dell’assemblea
___________________________
Firma: _____________
Il Segretario verbalizzante
___________________________
Firma: _____________
Il Rappresentante Comune nominato
___________________________
Firma: _____________
Sottoscrizione dei soci intervenuti / rappresentati
– Socio: _____________ Firma: _____________
– Socio: _____________ Firma: _____________
– (eventuali ulteriori firme) _____________________________________________________
Si allegano al presente verbale (se applicabile):
– Copia dei documenti di identità dei sottoscrittori: SÌ / NO _____________
– Prove delle deleghe conferite ai rappresentanti: SÌ / NO _____________
– Copia dello statuto sociale: SÌ / NO _____________
Per l’iscrizione presso il Registro delle Imprese e/o per la comunicazione ad altri enti competenti, si autorizza il deposito del presente verbale e dei relativi allegati.
Fac simile verbale nomina rappresentante comune quote Srl Word
Il fac-simile in formato Word è scaricabile e può essere aperto e modificato con un programma di videoscrittura. Il file permette di inserire i dati della società, dei soci e del rappresentante, adattando campi quali durata del mandato, poteri conferiti e compenso alle esigenze del caso concreto.
Prima della stampa o del deposito presso uffici competenti, verificare che tutti i campi siano compilati correttamente e coerenti con le deleghe eventualmente rilasciate. Quando il documento incide su diritti societari o su obblighi formali, è consigliabile farlo verificare da un professionista o dal consulente societario.
