In questa pagina mettiamo a disposizione un modello verbale di approvazione Codice Etico che può essere scaricato e compilato inserendo i dati richiesti in modo semplice e veloce.
Indice
Approvazione Codice Etico
Il verbale di adozione del Codice Etico rappresenta un passaggio importante, poiché formalizza la volontà del Consiglio di Amministrazione di dotare la società di uno strumento che orienti i comportamenti di tutti i soggetti coinvolti, in linea con i principi e i valori dell’organizzazione. Quando si redige tale verbale, è importante assicurarsi che siano rispettate le norme in materia societaria e che siano riportati in modo chiaro gli elementi essenziali del provvedimento deliberato.
Per iniziare, occorre indicare con precisione la data e il luogo della riunione, specificando le generalità della società e dei componenti del Consiglio di Amministrazione presenti. Solitamente, si fa riferimento all’ordine del giorno, nel quale la proposta di adozione del Codice Etico deve essere inserita come uno dei punti da discutere e deliberare. Qualora ne facciano parte, è bene riportare anche gli eventuali interventi di sindaci, revisori o altri soggetti invitati che possano fornire contributi utili in materia di compliance.
Una volta aperta la seduta, il verbale deve riportare le motivazioni che spingono la società a dotarsi di un Codice Etico, sottolineandone il ruolo come parte integrante del Modello Organizzativo ex Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231. È importante far emergere l’intento di prevenire la commissione di reati nell’interesse o a vantaggio dell’ente, evidenziando che l’adozione del Codice costituisce uno dei presupposti per rafforzare il sistema interno di controllo e gestire correttamente i rischi di tipo penale che possono insorgere nello svolgimento dell’attività d’impresa.
Nel corpo del verbale, si riporta che il Consiglio ha esaminato la bozza del Codice Etico (nel vostro caso, “edizione 1 revisione 0 del …”), specificandone le caratteristiche principali e i criteri che ne hanno guidato la redazione. È prassi evidenziare che il documento è stato elaborato alla luce dei principi di buon governo societario e di trasparenza, e che definisce gli standard di condotta, sia interni sia esterni, in cui si riconosce la società. È inoltre utile sottolineare come il Codice Etico si applichi a tutti i soggetti che operano per conto dell’azienda, dai dipendenti ai collaboratori esterni, fino ai fornitori e a chiunque abbia rapporti con l’organizzazione.
Il passaggio successivo consiste nell’approvazione vera e propria. A questo scopo, il verbale può riportare la discussione tra i consiglieri, eventuali osservazioni di natura tecnica o legale e le ragioni che conducono all’adozione del Codice. La deliberazione si concretizza di norma con un voto favorevole espresso all’unanimità oppure, laddove si verifichino dissensi, con la maggioranza prevista dallo statuto societario o dalla legge. È comunque necessario precisare l’esito della votazione, indicando il numero di voti a favore, i contrari e gli astenuti, in modo da rispettare le regole di trasparenza e validità delle delibere.
Un aspetto spesso trascurato, ma fondamentale per dare piena attuazione al Codice, riguarda la gestione delle modifiche future. La dicitura “Le successive modifiche del Codice Etico saranno adottate con le medesime modalità” sottolinea la procedura da seguire quando diventi necessario aggiornare il documento. Tali revisioni sono frequenti in conseguenza di variazioni normative, mutamenti nell’assetto aziendale o nuove esigenze operative. Annotare nel verbale le modalità di approvazione delle revisioni successive semplifica la gestione futura e mantiene la coerenza del processo decisionale, poiché sarà lo stesso organo amministrativo ad approvare le varianti.
Per quanto riguarda la firma, il verbale si conclude con la sottoscrizione dei membri del Consiglio di Amministrazione che hanno partecipato alla seduta, poiché è essenziale dimostrare la regolare procedura e l’effettiva partecipazione di chi aveva il diritto di esprimere il proprio voto. Generalmente, a firmare per ultimo è il presidente del Consiglio di Amministrazione, che conferma la veridicità e la completezza del contenuto.
Infine, è opportuno ricordare che il verbale così redatto andrà custodito tra i libri sociali previsti dalla normativa vigente. In alcune realtà, soprattutto quando il Codice Etico rientra a pieno titolo tra gli atti costitutivi del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001, la documentazione dovrà essere messa a disposizione anche dell’Organismo di Vigilanza (se presente), incaricato di verificare l’adeguatezza del Modello e la corretta diffusione dei principi etici nell’azienda.
Esempio di Verbale di Approvazione Codice Etico
In questa sezione viene mostrato un esempio di verbale di approvazione Codice Etico.
Si tratta di un esempio utile per chi ha la necessità di produrre un documento di questo tipo, visto che basta adattarlo per le proprie esigenze.
Verbale di adozione del Codice Etico
In data ….. si riunisce in ….. il Consiglio di Amministrazione della società ….. ed adotta il Codice Etico edizione 1 revisione 0 del ….., redatto ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2011, n. 231 e contenente le norme interne di comportamento dirette a prevenire la commissione dei reati sensibili previsti dal Modello Organizzativo dell’ente.
Le successive modifiche del Codice Etico saranno adottate con le medesime modalità.
Firma dei membri del CdA
Modulo Verbale di Approvazione Codice Etico da Scaricare
Di seguito si trova il modello verbale di approvazione Codice Etico editabile da scaricare sul proprio computer.
Una volta che il documento è stato scaricato, bisogna aprirlo con un programma che supporta i file in formato Word e compilarlo inserendo quelli che sono i dati richiesti.
Il fac simile verbale di approvazione Codice Etico compilato potrà poi essere stampato o inviato direttamente, a seconda di quelle che sono le proprie esigenze.
