Fac simile verbale passaggio di consegne tra amministratori Srl

Il verbale di passaggio delle consegne tra amministratori di una S.r.l. è il documento formale che attesta la cessione dell’incarico e la contestuale consegna di documenti, informazioni, accessi e responsabilità fra l’amministratore uscente e quello entrante; serve a tutelare la società e le parti coinvolte, a definire lo stato della documentazione al momento del cambio e a fissare eventuali riserve o adempimenti successivi.

Indice

Come scrivere un verbale passaggio di consegne tra amministratori Srl

Per redigere correttamente un verbale di passaggio di consegne è necessario adottare un linguaggio chiaro e preciso, indicare con esattezza i dati identificativi della società e delle parti coinvolte, le date di cessazione e decorrenza dell’incarico e una descrizione analitica dei documenti e delle informazioni trasferite. Il contenuto dovrebbe comprendere l’elenco dei libri sociali e dei registri, la documentazione statutaria e contrattuale, la situazione contabile e fiscale aggiornata, lo stato dei rapporti bancari e delle eventuali garanzie, nonché l’elenco dei contenziosi in corso e delle procure o mandates a legali; per ciascun elemento è opportuno specificare lo stato della consegna (ad esempio consegnato, non consegnato, parziale) e annotare eventuali riserve o note operative.

Il verbale deve altresì disciplinare gli aspetti relativi agli accessi a strumenti informatici e caselle PEC, la consegna dei supporti digitali e la modalità di trasmissione delle credenziali, precisando che le password non siano riportate nel documento quando necessario per ragioni di sicurezza. Occorre prevedere una sezione dedicata a crediti o anticipazioni dichiarate dall’amministratore uscente, con l’indicazione che la presa d’atto non equivale a riconoscimento formale senza le verifiche contabili e legali del caso. È importante indicare chiaramente se la consegna è completa o parziale e, in quest’ultimo caso, fissare termini e modalità per la fornitura dei documenti mancanti.

Dal punto di vista formale il verbale va sottoscritto da entrambe le parti e conservato negli atti sociali, con annotazione sul libro delle decisioni dei soci o sul libro verbali del CdA ove pertinente; la redazione può includere allegati comprovanti la documentazione consegnata e la firma per ricevuta della società. Infine, è prassi utile inserire clausole di tutela che specifichino la riserva di verifica contabile e che escludano la valenza automatica di riconoscimento di debiti o crediti a seguito della sola sottoscrizione del verbale, rinviando ad eventuali accertamenti o decisioni assembleari per le dispute rilevanti.

Esempio verbale passaggio di consegne tra amministratori Srl

VERBALE DI PASSAGGIO DELLE CONSEGNE TRA AMMINISTRATORI DELLA S.r.l.

Data: _____________
Luogo: _____________

Società: _____________
Sede legale: _____________
Partita IVA / Codice Fiscale: _____________
Delibera di nomina del nuovo amministratore: Delibera dei soci in data _____________ (verbale n. _____________) / Atto assembleare n. _____________

Premesse

L’amministratore cessante: Nome e Cognome: _____________, nato a _____________ il _____________, Codice Fiscale: _____________, residente in _____________, di seguito “Amministratore uscente”.
L’amministratore subentrante: Nome e Cognome: _____________, nato a _____________ il _____________, Codice Fiscale: _____________, residente in _____________, di seguito “Amministratore entrante”.
Data di cessazione dell’incarico dell’Amministratore uscente: _____________
Data di decorrenza dell’incarico dell’Amministratore entrante: _____________

Conseguentemente l’Amministratore uscente dichiara di consegnare e l’Amministratore entrante dichiara di prendere in carico la documentazione e le informazioni di seguito indicate secondo le modalità specificate.

Documenti e informazioni consegnati (elenco analitico)

Per ciascuna voce indicare lo stato della consegna (Consegnato / Non consegnato / Parziale) e eventuali note.

Libri sociali e registri
- Libro delle decisioni dei soci: stato consegna _____________; note: _____________
- Libro delle deliberazioni del CdA (se presente): stato consegna _____________; note: _____________
- Libro soci (se esistente): stato consegna _____________; note: _____________
- Altri registri obbligatori (specificare): _____________ stato consegna _____________; note: _____________
Documentazione societaria e contrattuale
- Statuto / Atto costitutivo (originali): stato consegna _____________; note: _____________
- Contratti in essere (elenco e copia degli originali o copie firmate): elenco/descrizione: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
- Contratti di locazione/immobiliari: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
- Contratti con fornitori principali: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
- Contratti di appalto e subappalto: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
- Contratti di lavoro e relativi fascicoli dipendenti: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
- Contratti di consulenza e prestazioni professionali: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
Situazione contabile e fiscale
- Ultimo bilancio approvato (data _____________): stato consegna _____________; note: _____________
- Situazione contabile aggiornata (data di riferimento _____________): stato consegna _____________; note: _____________
- Libro giornale / prima nota / registri IVA: stato consegna _____________; note: _____________
- Scadenzari clienti / fornitori: stato consegna _____________; note: _____________
- Dichiarazioni fiscali presentate e documentazione relativa: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
- Avvisi, cartelle e contenziosi fiscali pendenti: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
Situazione bancaria e finanziaria
- Elenchi conti correnti e relativi estratti conto (banche, filiali): elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
- Convenzioni bancarie/signature abilitate: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
- Finanziamenti e linee di credito in essere: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
- Garanzie/fideiussioni prestate o ricevute: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
Pratiche legali e contenziosi
- Elenco cause civili, penali, amministrative in corso: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
- Mandati e procura a legali: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
- Documentazione relativa a transazioni e accordi stragiudiziali: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
Documentazione amministrativa e operativa
- Fatture emesse e ricevute (cartacee e/o elettroniche) – periodo: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
- Documentazione pagamenti e quietanze: stato consegna _____________; note: _____________
- Pratiche amministrative presso enti/autorità: elenco: _____________ stato consegna _____________; note: _____________
Strumenti informatici, accessi e posta elettronica
- Elenco account PEC aziendale: indirizzo PEC: _____________; accesso consegnato (si/no): _____________; note sulla consegna credenziali: _____________
- Accesso a software gestionali / contabili (specificare piattaforme): piattaforma _____________; utente _____________; consegna credenziali: _____________; note: _____________
- Supporti digitali consegnati (chiavette/HD/cloud): descrizione supporti _____________; stato consegna _____________; note: _____________
- Si dichiara che le password NON sono riportate nel presente verbale ma siano consegnate separatamente con modalità: _____________
Crediti e anticipazioni dichiarate dall’Amministratore uscente
- L’Amministratore uscente dichiara di vantare nei confronti della società il seguente credito/anticipazione: importo _____________; causale _____________; documentazione giustificativa: _____________
- Stato consegna della documentazione comprovante il credito: _____________
- L’Amministratore entrante prende atto della dichiarazione di cui sopra salvo verifica contabile e legale; la firma apposta al presente verbale non costituisce riconoscimento del credito né rinuncia ad ulteriori verifiche.

Consegne frazionate e adempimenti successivi

Parti convengono che la consegna è: completa / parziale (barrare la voce) _____________

Documenti non consegnati al momento e termini previsti per la consegna:

Documento: _____________ — Termine/Modalità: _____________
Documento: _____________ — Termine/Modalità: _____________
Documento: _____________ — Termine/Modalità: _____________

Dichiarazioni delle parti

L’Amministratore uscente dichiara di aver consegnato, salvo quanto indicato come non consegnato, tutta la documentazione e le informazioni in suo possesso relative alla gestione svolta fino alla data di cessazione dell’incarico, e specifica eventuali riserve o precisazioni: _____________
L’Amministratore entrante dichiara di aver ricevuto la documentazione e le informazioni sopra elencate nei termini e nelle modalità indicate e prende formale in carico la gestione della società a far data dal _____________. L’Amministratore entrante dichiara altresì di assumere il ruolo e gli incarichi con riserva di verifica contabile, fiscale e legale di quanto ricevuto.

Clausole di tutela

Il presente verbale è redatto e sottoscritto dalle parti salvo verifica contabile e documentale della società; nessuna annotazione o dichiarazione contenuta nel presente verbale costituisce, di per sé, riconoscimento di debiti o crediti a favore dell’Amministratore uscente.
Eventuali contestazioni in ordine alle somme anticipate o ai crediti dichiarati dal precedente amministratore saranno oggetto di verifica separata e documentata e risolte secondo le norme vigenti e, se del caso, previa decisione dei soci.

Annotazioni e conservazione

Il presente verbale sarà conservato negli atti sociali presso la sede della società e sarà annotato nel libro delle decisioni dei soci / nel libro verbali del CdA (barrare l’opzione): _____________
Annotazione sul libro (rif. pagina / foglio): _____________

Allegati (elenco dei documenti allegati al presente verbale)

_____________
_____________
_____________

(Allegare copia delle deleghe, procura, estratti conto, copie di contratti e altra documentazione rilevante)

Letto, approvato e sottoscritto.

Luogo: _____________
Data: _____________

Firma Amministratore uscente
Nome e Cognome: _____________
Firma: _____________________________

Firma Amministratore entrante
Nome e Cognome: _____________
Firma: _____________________________

Ricevuta copia per la Società
Per presa visione / conservazione nella documentazione sociale:
Nome e Cognome (rappresentante socio o responsabile amministrativo): _____________
Firma: _____________________________
Data: _____________