In questa pagina mettiamo a disposizione un modello nota spese trasferta editabile e compilabile che può essere scaricato e compilato inserendo i dati richiesti in modo semplice e veloce.
Indice
Nota Spese di Trasferta
Le trasferte e i viaggi di lavoro, così come le cene con i clienti o gli acquisti effettuati per conto dell’azienda, sono tutte situazioni in cui il dipendente si trova a dover anticipare delle spese. La compilazione della nota spese rappresenta lo strumento con cui richiedere il relativo rimborso, ma la gestione di questo processo, con l’inserimento puntuale dei giustificativi e delle ricevute fiscali, può trasformarsi in un’attività dispendiosa in termini di tempo e risorse. I reparti amministrativi, per rispettare gli obblighi di rendicontazione, finiscono spesso per dedicare ore preziose a verificare, catalogare e contabilizzare scontrini e fatture, tralasciando compiti più strategici.
La nota spese è il documento compilato dal dipendente per comunicare in modo trasparente tutti i costi sostenuti a nome dell’azienda: non esiste uno standard unico, poiché ogni società adotta un modello cartaceo o digitale in base alle proprie procedure interne. In molti casi, la compilazione avviene ancora in modo manuale, con un conseguente margine di errore dovuto a imprecisioni o a distrazioni.
Per creare un documento realmente completo, occorre includere alcune informazioni imprescindibili. È necessario inserire i dati dell’azienda (ragione sociale e indirizzo), le generalità del collaboratore (nome, cognome e tipologia di contratto), il periodo e il luogo in cui sono state sostenute le spese, la descrizione delle stesse (specificando voci come alloggio, ristorante o mezzi di trasporto) e, ove necessario, aggiungere annotazioni che possano semplificare il lavoro di chi verifica la documentazione. È altrettanto importante conservare e allegare scontrini, ricevute e ogni altro giustificativo fiscale, in modo da dimostrare in modo inequivocabile la natura dei costi sostenuti. Talvolta ci si trova di fronte a uscite non facilmente documentabili, come mance, parcheggi, pagamenti effettuati con app o spese condivise con altri. In tali casi, è consigliabile includere un’autodichiarazione sullo stesso documento, specificando con precisione la tipologia di costo, onde evitare contestazioni o mancato rimborso.
È opportuno prestare particolare attenzione ai casi in cui si utilizzano mezzi di trasporto privati. I rimborsi possono includere non solo il carburante, ma anche una quota per ogni chilometro percorso, calcolata secondo le tabelle pubblicate dall’ACI. Nel caso di viaggi con taxi, aerei, treni o mezzi pubblici, invece, è sufficiente allegare i biglietti o le ricevute che attestino la spesa.
La digitalizzazione della nota spese attraverso soluzioni come Soldo consente di semplificare considerevolmente il processo, riducendo gli errori di compilazione e velocizzando la raccolta di documenti. Automatizzare la rendicontazione libera il personale amministrativo da un’attività manuale e, al tempo stesso, permette di tracciare ogni singola operazione in modo sicuro e trasparente. Integrando sistemi che raccolgono in tempo reale le ricevute di pagamento o gli scontrini fotografati tramite app, le aziende possono disporre di dati aggiornati e completi, semplificando la fase di controllo e analisi.
Esempio di Nota Spese Trasferta
In questa sezione viene mostrato un esempio di nota spese trasferta editabile e compilabile.
Si tratta di un esempio utile per chi ha la necessità di produrre un documento di questo tipo, visto che basta adattarlo per le proprie esigenze.
Nota spese di: ……………….
Missione del …………………………………..presso …………………………………………………………….
Motivo della missione …………………………………………………………………………………………….
Spese effettuate per conto della Società
N.
DATA
DESCRIZIONE SPESA
TOTALE
TOTALE DA LIQUIDARE
€ ………………………………..
Spese di trasferta da rimborsare
N.
DATA
DESCRIZIONE SPESA
TOTALE
TOTALE DA LIQUIDARE
€ ………………………………..
TOTALE RIMBORSO: € ………………………………………….
Data e luogo
Firma del lavoratore
Firma del datore di lavoro
Modello Nota Spese di Trasferta Word da Scaricare
Di seguito si trova il modello nota spese trasferta editabile e compilabile editabile da scaricare sul proprio computer.
Una volta che il documento è stato scaricato, bisogna aprirlo con un programma che supporta i file in formato Word e compilarlo inserendo quelli che sono i dati richiesti.
Il fac simile nota spese trasferta editabile e compilabile compilato potrà poi essere stampato o inviato direttamente, a seconda di quelle che sono le proprie esigenze.
